ARTIKEL 3 : Siaran Akhbar Tarikh [17 DISEMBER 2009]

TINDAKAN PEMANTAUAN TERHADAP SETIAUSAHA SYARIKAT YANG HILANG KELAYAKAN DI BAWAH SEKSYEN 139C AKTA SYARIKAT 1965

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) telah menjalankan pemantauan terhadap aktiviti setiausaha syarikat bagi memastikan etika kesetiausahaan sentiasa dititikberatkan. Di dalam Akta Syarikat 1965 (AS) jelas memperuntukkan bahawa sesebuah syarikat itu hendaklah dikendalikan oleh individu yang sesuai dan layak sahaja.

Setiausaha syarikat perlu memastikan bahawa beliau bukan seorang yang telah hilang kelayakan di bawah Seksyen 139C(1) AS 1965. Di bawah seksyen ini, seseorang dikatakan telah hilang kelayakan sebagai setiausaha syarikat apabila beliau adalah seorang bankrap yang belum dilepaskan atau telah disabitkan kesalahan oleh mana-mana mahkamah samada di dalam atau di luar Malaysia seperti yang diperuntukkan di bawah seksyen 130(1) AS 1965 iaitu:
(a) dengan apa-apa kesalahan berhubung dengan penganjuran pembentukan atau pengurusan perbadanan; 
(b) dengan apa-apa kesalahan melibatkan fraud atau tidak jujur dihukum di atas sabit kesalahan dengan penjara untuk tiga bulan atau lebih; atau 
 (c) apa-apa kesalahan di bawah seksyen 132, 132A atau 303

Selain itu, seseorang individu tidak boleh tertindak sebagai setiausaha syarikat melainkan beliau merupakan ahli badan-badan yang diiktiraf di bawah Seksyen 139A(a) AS 1965 atau memiliki lesen kesetiausahaan yang diiktiraf oleh SSM di bawah seksyen 139B AS 1965.

Setiausaha syarikat perlu membuat perakuan berkanun seperti yang telah diperuntukkan di bawah Seksyen 139(6) AS 1965 bagi mengesahkan bahawa perlantikan beliau tidak bercanggah dengan peruntukkan di bawah seksyen 139A dan Seksyen 139C AS 1965. Setiausaha syarikat juga perlu menyatakan nombor lesen atau nombor ahli badan profesional yang dianggotai oleh beliau dalam setiap dokumen berkanun syarikat yang ditandatangani oleh beliau. Syarat ini jelas dinyatakan dalam Peraturan 18(3), Peraturan Syarikat 1966.

Namun, terdapat segelintir setiausaha syarikat yang masih gagal mematuhi kehendak peruntukan-peruntukan yang dinyatakan di atas dengan terus menerus bertindak sebagai setiausaha syarikat walaupun telah hilang kelayakan untuk berbuat demikian.

SSM telah mengambil tindakan penguatkuasaan pro-aktif seperti membatalkan lesen kesetiausahaan, menyenarai hitam nama dari daftar, mengenakan kompaun dan juga tindakan pendakwaan ke atas individu-individu yang telah melanggar peruntukan-peruntukan AS yang berkenaan. Antara tindakan-tindakan penguatkuasaan yang telah dijalankan oleh SSM sepanjang tahun 2009 adalah seperti berikut :

(1) Membatalkan lesen kesetiausahaan Roslina binti Ahmad, LS0005922 pada 13 Ogos 2009 kerana telah disabitkan kesalahan di bawah Seksyen 364A(1)(a) AS 1965 oleh Mahkamah Sesyen Jenayah Kuala Lumpur di dalam kapasitinya sebagai setiausaha syarikat Darul Ehsan Food Supply Sdn Bhd. Beliau juga dilantik sebagai setiausaha kepada 267 buah syarikat dan merupakan pengarah kepada 4 buah syarikat.

(2) Membatalkan lesen kesetiausahaan Rosman bin Hamzah, LS0001956 pada 15 September 2009 kerana terus menerus bertindak sebagai setiausaha kepada 214 syarikat sedangkan beliau telah diisytiharkan bankrap pada 22 Jun 2005. Antara syarikat-syarikat tersebut, sebanyak 87 buah syarikat ditubuhkan selepas beliau diisytiharkan sebagai bankrap. Perbuatan beliau ini adalah bercanggah dengan peruntukan Seksyen 139C(1)(a) AS 1965.

(3) Menyenarai hitamkan 39 setiausaha syarikat dari daftar termasuk 2 bekas ahli badan professional dari MIA dan Majlis Peguam Malaysia kerana terus menerus bertindak sebagai setiausaha syarikat tanpa lesen kesetiausahaan yang sah. Kesalahan ini telah dikesan oleh SSM melalui pemeriksaan data.

Tindakan pemantauan yang dijalankan ini adalah selaras dengan peruntukan Seksyen 139C(3) AS 1965 yang melarang setiausaha syarikat untuk terus bertindak tanpa kelayakan. Seksyen ini juga melarang pengarah-pengarah syarikat daripada melantik setiausaha syarikat yang telah hilang kelayakan. Mana-mana pihak yang gagal untuk mematuhi peruntukan di atas, kompaun tidak melebihi RM5,000.00 atau tindakan pendakwaan akan dikenakan.

Seksyen 139C(2) Akta Syarikat 1965 menghendaki setiausaha syarikat sentiasa bersikap prihatin dan jujur dalam menjalakan tanggungjawab sebagai setiausaha syarikat dan memastikan peruntukan Akta Syarikat sentiasa dipatuhi. SSM yakin perlaksanaan penguatkuasaan seimbang yang diambil dapat memastikan urus tadbir korporat yang positif diamalkan oleh setiausaha-setiausaha syarikat selaras dengan peruntukan-peruntukan di bawah Akta Syarikat.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

Menurut SSM Sehingga 31 Disember 2006 terdapat 752,074 syarikat tempatan dan 4,172 syarikat asing telah didaftarkan di Malaysia. Ini bermakna kalau diambil pukul rata satu syarikat minimum mempunyai 2 orang pengarah bermakna di Malaysia terdapat 1,512,492 orang Pengarah syarikat. Namun begitu kebanyakkan mereka tidak arif tentang pengurusan syarikat dan sesetengah itu, tidak pernah membaca malah tidak pernah melihat Akta Syarikat & Memorandom & Artikel Syarikat mereka.Mengikut fakta, 300 orang Pengarah syarikat telah pun disaman pada tahun ini dan baki nya hanya menungu waktu untuk diambil tindakan. Di mana kompaun yang telah dikeluarkan oleh SSM adalah sebanyak 286,184 ribu dengan nilai nya sebanyak RM 47.7 juta. Antara kesalahan utama yang sering dilakukan oleh pemilik syarikat tanpa disedari ialah :

1) Tidak Mengadakan Mesyuarat Agung tahunan : Adalah wajib untuk untuk syarikat mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan(MAT) sekali bagi setiap tahun. Seksyen 143(1).
Punca: Lalai, tidak tahu, tiada lapuran Kewangan dan syarikat dorman atau tidak aktif.
Hukuman : Setiap syarikat dan pegawai syarikat boleh didenda RM 5,000.00.

2) Syarikat diwajibkan untuk menyediakan penyata tahunan yang dibuat pada tarikh MAT diadakan. Penyata tahunan yang telah disiapkan hendaklah ditandatangani oleh pengurus dan setiausaha syarikat dan diserahkan kepada SSM. Serahan hendaklah dibuat bersama akaun yang telah diaudit. Seksyen 165(1)
Punca : MAT tidak diadakan, Laporan Audit kewangan tiada.
Hukuman : Denda tidak melebihi RM2,000.00.

3) Penyimpanan semua rekod perakaunan, seperti resit, inbois, cek, nota perjanjian dll. yang bersangkutan untuk menerangkan kaedah pengiraan laporan kewangan dan laporan audit. Seksyen 4.
Punca: Lalai, cuai
Hukuman : Penjara 5 tahun dan denda sehingga RM 30,000.00

4) Membentangkan Laporan akuan yang telah diaudit dalam MAT. Seksyen 169(1)(3)(5).
Punca : Tiada Laporan kewangan dicatatkan
Hukuman : Penjara 5 tahun dan denda sehingga RM 30,000.00.

5) Penyata Palsu dan Mengelirukan : Dilarang menyediakan maklumat palsu dan mengelirukan dalam dokumen yang dikehendaki atau bagi pematuha akta syarikat. Seksyen 364(2).
Punca: Lari dari membayar cukai, Menipu
Hukuman : Penjara 10 tahun dan denda sehingga RM 250,000.00.

Ada banyak lagi kesalahan utama yang sering dilakukan seperti tidak membayar EPF, Hutang Piutang, Bankrup, Rasuah dan Jenayah kolar putih yang boleh mengakibatkan pengarah didenda, dipenjara malah disebat dibawah kesalahan "CBT". Harus diingatkan bahawa semua lembaga pengarah, termasuk pengarah nominee atau disebut proxi malah pengarah “sleeping partner” juga akan dikenakan tindakan walaupun, dia tidak bersangkutan dengan kuasa kelulusan, jadi berhati-hatilah barang siapa yang sanggup menawarkan diri sebagai pengarah syarikat.

Bagi Syarikat yang tidak aktif atau dorman, maka haruslah pengarah-pengarah itu menutup syarikat tersebut, kerana selagi syarikat itu berdaftar di SSM maka ia tertakluk kepada akta syarikat. Ingatlah untuk membuka syarikat memang mudah hanya beri duit RM 2500.00 maka kita akan dapat sebuah syarikat, tetapi harus diingat bahawa penyediaan kos wajib adalah lebih kurang sebanyak RM6,000.00 harus diperuntukkan untuk pembayaran kos mesyuarat, penyata dan pengauditan sahaja. Malah ketahuilah untuk menutup sebuah syarikat Sdn. Bhd. Memerlukan kita mengorbankan kos lebih kurang RM 15,000.00 hingga ke RM 20,000.00, tidak termasuk kos pelupusan liabiliti seperti hutang piutang(amat mahal jika dibandingkan dengan kos untuk membuka sebuah syarikat).

Salah satu peringatan yang telah diberikan oleh SSM ialah, tolong periksa lesen "Setiausaha Syarikat" anda, kerana perangkaan oleh pihak SSM menunjukkan rata-rata lesen mereka ini telah mati dan tidak diiktiraf lagi....!!!! apatah lagi pihak SSM sekarang ini sedang berura-ura untuk mewajibkan sebuah syarikat untuk mempunyai Setiusaha syarikat.

ARTIKEL 2 : Peranan Setiausaha Syarikat

Artikel : Bernama.com

MAICSA Pandang Berat CCM Denda Setiausaha Syarikat

KUALA LUMPUR, 26 Dis (Bernama) -- Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia (MAICSA) memandang berat tindakan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (CCM) terhadap setiausaha syarikat.

Dalam satu kenyataan di sini hari ini, MAICSA berkata CCM telah mengenakan kompaun ke atas setiausaha syarikat secara peribadi dengan jumlah denda yang besar kerana gagal mengadakan mesyuarat agung tahunan (AGM) dan mengemukakan penyata tahunan selaras dengan Akta Syarikat 1965.

"Ahli-ahli kami dikenakan denda semata-mata kerana CCM mentafsirkan kata-kata 'pegawai yang mungkir' secara umum dan mudah dalam menguatkuasakan pematuhan ke atas syarikat dalam soal mengadakan AGM.

"CCM tidak harus menggunakan kuasa budi bicaranya apabila mengenakan kompaun ke atas setiausaha syarikat bagi kesalahan berkanun, yang di luar bidang kuasa dan kawalan mereka," katanya. MAICSA berkata sungguhpun setiausaha syarikat termasuk dalam kumpulan yang ditakrifkan sebagai 'pegawai', mereka hanya memberikan khidmat nasihat kepada lembaga pengarah.

"Kedudukan setiausaha syarikat berhubung pemanggilan mesyuarat agung dan AGM syarikat sentiasa tertakluk kepada arahan yang diberikan oleh pengerusi atau lembaga pengarah. "Tanpa AGM diadakan, setiausaha syarikat tidak dapat mengemukakan penyata tahunan seperti yang disyaratkan di bawah Akta itu," katanya.

Sementara itu, presiden MAICSA, Akbar Moidunny, berkata beliau telah memberikan penjelasan dan menyuarakan masalah ahli-ahlinya berhubung isu kompaun itu semasa Dialog CCM Malaysia Timur 2007 pada November. Beliau berkata CCM telah bersetuju untuk mengkaji semula perkara ini dan ahli-ahli yang merasakan mereka telah didenda secara tidak sewajarnya haruslah menghubungi pegawai-pegawai CCM dan mengemukakan bukti bertulis mengenai tahap pelaksanaan kewajipan sebagai setiausaha bagi syarikat yang dikenakan kompaun, katanya.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB : Pengarah & Setiausaha Syarikat

-->

Syarat-syarat Untuk Pengarah & Setiausaha Syarikat

Sesebuah syarikat memerlukan sekurang-kurangnya dua (2) orang pengarah dan seorang setiausaha. Pengarah Setiap syarikat berhad mesti mempunyai sekurang-kurangnya dua orang pengarah yang menetap di Malaysia. Seorang pengarah syarikat juga boleh bertindak sebagai setiausaha syarikat kecuali dalam situasi-situasi tertentu.

Setiausaha setiap syarikat berhad mesti mempunyai sekurang-kurangnya seorang setiausaha. Lembaga pengarah boleh melantik salah seorang daripada pengarah syarikat sebagai setiausaha syarikat. Individu tersebut mestilah terdiri dari ahli badan profesional yang telah ditetapkan oleh Menteri atau yang telah dilesenkan oleh SSM. Permohonan untuk lesen syarikat harus dibuat melalui SSM dengan menggunakan Borang 48B/ 48C. Setiap lesen yang diberi atau diperbaharui sah selama 3 tahun.

Seksyen Intermediari Korporat (SSM)

Seksyen dibawah Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) ini memproses permohonan dan pembaharuan lesen setiausaha dan menjalankan kerja-kerja pemantauan serta penyimpanan dan penambahbaikan pengkalan data setiausaha syarikat.

Unit Pelesenan Setiausaha

Menjalankan tanggungjawab berikut:

• Menemuduga permohonan baru.
• Mengeluarkan lesen setiausaha syarikat.
• Mengeluarkan lesen pembaharuan setiausaha syarikat.

Unit Pemantauan Setiausaha

• Memastikan pematuhan setiausaha syarikat di bawah peruntukan Akta Syarikat.
• Menjalankan penguatkuasaan di bawah seksyen 139A, 139C(3) dan 364(2) terhadap setiausaha berlesen dan setiausaha dari badan professional yang diiktiraf.
• Menjalankan penguatkuasaan terhadap pengarah-pengarah syarikat khusus di bawah seksyen 139C(3) yang membenarkan setiausaha syarikat bertindak secara berterusan selepas hilang kelayakan.
• Memastikan pematuhan syarikat di bawah seksyen 139(1B) iaitu syarikat beroperasi tanpa setiausaha melebihi tempoh satu bulan.
• Menjalankan pemantauan terhadap pengendalian kursus sijil kesetiausahaan syarikat yang dikendalikan oleh sembilan (9) institusi yang diluluskan oleh Pendaftar Syarikat.

Badan-Badan Profesional

Ahli-ahli dari badan professional yang diiktiraf boleh bertindak sebagai setiausaha syarikat tanpa perlu mendapatkan lesen di bawah Seksyen 139A(b) Akta Syarikat 1965 daripada Pendaftar Syarikat. Sehingga tahun 2007 terdapat tujuh (7) badan professional yang telah diiktiraf oleh YB. Menteri bagi tujuan seksyen 139A Akta Syarikat 1965.

Senarai Badan-Badan Profesional:-

• Institut Akauntan Malaysia (MIA);
• Persatuan Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia (MAICSA);
• Persatuan Institut Akauntan Awam Bertauliah (MICPA);
• Majlis Peguam Malaysia;
• Persatuan Peguambela Sarawak;
• Persatuan Undang-Undang Sabah; dan
• Persatuan Setiausaha Syarikat Malaysia (MACS).

KOD ETIKA SETIAUSAHA SYARIKAT

Dalam menjalankan tanggungjawabnya, seseorang setiausaha syarikat hendaklah sentiasa mematuhi kod-kod berikut:

• Berusaha bersungguh-sungguh ke arah profesionalisme yang kompeten dan pada setiap masa mempamerkan kemahiran yang tinggi dalam melaksanakan tugas dan kewajipan jawatannya;
• Sesungguhnya, pada setiap masa melaksanakan kuasanya dengan suci hati, bertindak dengan penuh tanggungjawab, jujur serta berhati-hati dan penuh ketekunan di dalam menunaikan kewajipan jawatannya;
• Pada setiap masa berusaha dengan bersungguh-sungguh untuk membantu syarikatnya ke arah matlamat yang ditetapkan berdasarkan kepada kerukunan moral, kecekapan dan pentadbiran yang berkesan;
• Mempunyai kefahaman yang jelas tentang matlamat dan tujuan syarikat serta kuasa dan sekatannya seperti yang diperuntukkan di dalam Memorandum dan Perkara-Perkara Persatuan syarikatnya;
• Mempunyai pengetahuan mengenai peraturan-peraturan dan kaedah¬kaedah mesyuarat, khususnya kehendak-kehendak mengenai korum, pengundian dan peruntukan-peruntukan berkaitan proksi dan bertanggungjawab untuk mentadbir mesyuarat dengan teratur;
• Tidak mengalih untuk manfaatnya sendiri apa-apa peluang perniagaan yang sedang diusahakan oleh syarikatnya dan juga tidak menggunakan atau mendedahkan kepada pihak-pihak lain segala maklumat sulit yang diperolehi melalui jawatannya untuk manfaat sendiri atau orang lain;
• Mengamalkan sikap yang objektif dan positif serta memberi kerjasama sepenuhnya demi kebaikan bersama apabila berurusan dengan pihak berkuasa kerajaan atau badan-badan yang mengawal selia;
• Memberitahu ahli lembaga pengarah atau pegawai awam yang sewajarnya apa-apa maklumat diketahuinya, yang dia dengan jujur mempercayai bahawa sesuatu penipuan sedang atau akan dilakukan oleh syarikatnya atau oleh mana-mana pengarah atau kakitangan syarikatnya;
• Menghadkan dirinya menjadi setiausaha syarikat kepada suatu bilangan yang mana dia mampu menumpukan masa dan keberkesanannya dengan sebaiknya;
• Membantu dan menasihati pengarah-pengarah bagi memastikan bahawa pada setiap masa syarikatnya menyenggara suatu sistem kawalan dalaman yang berkesan bagi menyimpan daftar-daftar dan rekod-rekod perakaunan yang sepatutnya;
• Sentiasa bersikap saksama dalam hubungannya dengan pemegang saham, pengarah dan tanpa berat sebelah berusaha sedaya upaya untuk memastikan pengarah dan syarikatnya mematuhi perundangan yang berkaitan, tanggungjawab-tanggungjawab kontrak dan kehendak- kehendak lain yang berkaitan;
• Menghadirkan diri atau semasa ketiadaannya memastikan ia diwakili di pejabat berdaftar syarikatnya pada hari dan waktu yang pejabatnya berurusan dengan orang ramai;
• Menasihati lembaga pengarah syarikatnya supaya tidak menerima pakai polisi yang bertentangan dengan kepentingan 'stakeholder' syarikat;
• Menyedari akan laporan-laporan dan kehendak-kehendak lain statut yang di bawahnya syarikat diperbadankan; dan
• Hadir atau diwakili dalam mesyuarat syarikat dan tidak membenarkan dirinya atau wakilnya dikecualikan atau diketepikan dari mesyuarat berkenaan yang mana boleh menjejaskan tanggungjawab profesionalnya sebagai setiausaha kepada syarikat.

KOD ETIKA PENGARAH SYARIKAT

Dalam melaksanakan kewajipannya, seorang pengarah hendaklah pada setiap masa mematuhi kod yang berikut:

A. Pentadbiran Korporat

• Hendaklah mempunyai kefahaman yang jelas tentang matlamat dan tujuan, keupayaan dan kapasiti syarikat;
• Hendaklah menumpukan masa dan usaha untuk menghadiri mesyuarat dan untuk mengetahui apa yang dikehendaki daripada lembaga dan setiap pengarahnya, dan untuk menunaikan fungsi-fungsi itu;
• Hendaklah memastikan pada setiap masa bahawa syarikat diuruskan dengan sepatutnya dan dikawal dengan berkesan;
• Hendaklah mengikut perkembangan hal ehwal syarikat dan dimaklumkan tentang pematuhan syarikat akan perundangan yang relevan dan kehendak kontrak;
• Hendaklah bertegas supaya dimaklumkan tentang segala yang penting kepada syarikat supaya pengurusan korporat menjadi berkesan;
• Hendaklah menghadkan dirinya menjadi pengarah syarikat kepada suatu bilangan yang dia boleh menumpukan dengan sebaiknya, masanya dan keberkesanannya; setiap pengarah menjadi hakimnya sendiri tentang keupayaannya dan bagaimana sebaiknya menguruskan masanya secara berkesan dalam syarikat yang dalamnya dia menjadi pengarah;
• Hendaklah mempunyai akses kepada nasihat dan perkhidmatan setiausaha syarikat yang bertanggungjawab kepada lembaga untuk memastikan prosedur, kaedah dan peraturan yang sepatutnya dipatuhi;
• Hendaklah pada setiap masa melaksanakan kuasanya bagi maksud yang ia diberikan demi faedah dan kejayaan syarikat;
• Hendaklah menzahirkan dengan serta merta segala kepentingan kontrak sama ada secara langsung atau secara tidak langsung dengan syarikat;
• Hendaklah tidak mengalihkan untuk manfaatnya sendiri apa-apa peluang perniagaan yang sedang diusahakan oleh syarikat, atau boleh digunakan olehnya maklumat sulit yang diperolehi oleh sebab jawatannya untuk manfaatnya sendiri atau orang lain,
• Hendaklah pada setiap masa bertindak dengan suci hati sesungguhnya kepada syarikat dalam apa-apa transaksi dan bertindak dengan jujur dan bertanggungjawab pada melaksanakan kuasanya dalam menunaikan kewajipannya; dan
• Hendaklah sedia memberi keputusan yang bebas dan jika perlu, secara terang menentang jika kepentingan syarikat menghadapi risiko.

B. Hubungan Dengan Pemegang Syer, Pekerja, Pemiutang dan Pelanggan

• Hendaklah peka dengan kepentingan pemegang syer, pekerja, pemiutang dan pelanggan syarikat;
• Hendaklah pada bila-bila masa menggalakkan profesionalisme dan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pekerja; dan
• Hendaklah memastikan langkah-langkah keselamatan yang mencukupi dan menyediakan perlindungan sepatutnya kepada pekerja di tempat kerja.

ARTIKEL 1 : Peranan Setiausaha Syarikat

Artikel : Bernama.com

Setiausaha syarikat di Malaysia yang bertindak sebagai penasihat kepada lembaga pengarah tentang tadbir urus korporat, seharusnya memainkan peranan yang lebih proaktif dan bertanggung jawab dalam menyuburkan amalan tadbir urus korporat yang kukuh bagi syarikat senaraian awam.

Naib Presiden Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia (MAICSA) Dr. Cheah Foo Seong berkata, Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa Malaysia berpandangan setiausaha syarikat adalah sebagai penasihat kepada lembaga pengarah dalam hal ehwal Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia, yang merupakan prinsipal dan amalan terbaik tadbir urus bagi syarikat Malaysia.

“Walau pun duduk sebaris dengan ahli lembaga pengarah, setiausaha syarikat, tidak mengambil bahagian dalam membuat keputusan tetapi tugasnya banyak membabitkan catatan minit, memberi nasihat mengenai prosedur mesyuarat, undang-undang dan peraturan yang perlu diikuti ahli lembaga pengarah dalam menjalankan tugas mereka,” katanya.

Dalam hal ini, Foo Seong berkata, setiausaha syarikat seharusnya bertindak sebagai penjaga yang berkesan dalam mengawasi aktiviti tadbir urus syarikat dan dalam keadaan berjaga-jaga terhadap sebarang tindakan yang mungkin menyalahi undang-undang dan peraturan, terutamanya berkaitan dengan Akta Syarikat, keperluan penyenaraian Bursa Malaysia dan Akta Perkhidmatan Pasaran Modal.

Setiausaha syarikat dikenali sebagai pegawai yang mengendalikan semua hal ehwal perundangan berkaitan dengan janji niaga perniagaan oleh syarikat dan oleh kerana itu dalam keadaan di mana satu-satu syarikat itu didapati melakukan salah laku, seseorang setiausaha itu, baik lelaki mahu pun perempuan, boleh disabitkan sebagai pesalah, kata Foo Seong kepada Bernama dalam satu temuramah baru-baru ini.

“Setiausaha syarikat juga dikenali kerana tugasnya yang lain iaitu dalam memastikan kesemua rekod syarikat termasuk keputusan yang dibuat dalam mesyuarat syarikat dan rekod para pemegang saham dan pengarah dikemas kini selari dengan pematuhan terhadap kehendak perundangan,” katanya.

Setiausaha syarikat berkedudukan unik bagi mengawasi amalan tadbir urus korporat memandangkan setiausaha duduk dengan ahli lembaga pengarah dan membantu pengerusi lembaga pengarah dalam menyediakan, mengendalikan dan melaporkan hasil keputusan mesyuarat lembaga pengarah dan mesyuarat agung syarikat.
Beliau menekankan bahawa sementara tugas profesional setiausaha syarikat di Malaysia telah berkembang dengan pesatnya, mereka tidak boleh memaksa pengarah supaya mendengar nasihat mereka.

Dalam banyak keadaan, Dr Cheah berkata setiausaha syarikat didapati tidak sedar tentang pengarah yang tidak mematuhi peraturan dana Kumpulan Wang Simpanan Pekerja/EPF, duti Kastan dan Eksais, serta undang-undang berkaitan cukai majikan dan cukai pendapatan.

"Walau pun setiausaha syarikat tidak terlibat dalam tugas pengurusan, dia masih boleh dikaitkan sebagai pesalah menurut satu-satu undang-undang itu berdasarkan kedudukannya sebagai seorang pegawai syarikat," katanya.

Dr Cheah menekankan bahawa ini adalah masanya bagi sesiapa yang mewujudkan undang-undang itu dapat menghargai fungsi setiausaha syarikat cuma sebagai pentadbir serta kerja dan tugas mereka secara semulajadinya mentadbir, memandangkan mereka tidak mempunyai kuasa untuk membuat keputusan dan tidak menjalankan satu-satu perniagaan.

Bagaimana pun, terdapat peruntukan di bawah Akta Syarikat yang melindungi kepentingan setiausaha syarikat, kata Dr Cheah.

Contohnya, apabila seorang setiausaha itu menyedari berlakunya sebarang salah laku dan melaporkannya kepada pihak berkuasa undang-undang berkaitan, dia akan dilindungi dari pembuangan, diskriminasi atau campur tangan dan gangguan.

Di segi isu penzahiran, akauntabiliti dan ketelusan, setiausaha syarikat, kata Dr Cheah seharusnya memainkan peranan yang amat penting dalam menasihati lembaga pengarah berkaitan isu sebegini.