Artikel : Bernama.com
Setiausaha syarikat di Malaysia yang bertindak sebagai penasihat kepada lembaga pengarah tentang tadbir urus korporat, seharusnya memainkan peranan yang lebih proaktif dan bertanggung jawab dalam menyuburkan amalan tadbir urus korporat yang kukuh bagi syarikat senaraian awam.
Naib Presiden Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia (MAICSA) Dr. Cheah Foo Seong berkata, Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa Malaysia berpandangan setiausaha syarikat adalah sebagai penasihat kepada lembaga pengarah dalam hal ehwal Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia, yang merupakan prinsipal dan amalan terbaik tadbir urus bagi syarikat Malaysia.
“Walau pun duduk sebaris dengan ahli lembaga pengarah, setiausaha syarikat, tidak mengambil bahagian dalam membuat keputusan tetapi tugasnya banyak membabitkan catatan minit, memberi nasihat mengenai prosedur mesyuarat, undang-undang dan peraturan yang perlu diikuti ahli lembaga pengarah dalam menjalankan tugas mereka,” katanya.
Dalam hal ini, Foo Seong berkata, setiausaha syarikat seharusnya bertindak sebagai penjaga yang berkesan dalam mengawasi aktiviti tadbir urus syarikat dan dalam keadaan berjaga-jaga terhadap sebarang tindakan yang mungkin menyalahi undang-undang dan peraturan, terutamanya berkaitan dengan Akta Syarikat, keperluan penyenaraian Bursa Malaysia dan Akta Perkhidmatan Pasaran Modal.
Setiausaha syarikat dikenali sebagai pegawai yang mengendalikan semua hal ehwal perundangan berkaitan dengan janji niaga perniagaan oleh syarikat dan oleh kerana itu dalam keadaan di mana satu-satu syarikat itu didapati melakukan salah laku, seseorang setiausaha itu, baik lelaki mahu pun perempuan, boleh disabitkan sebagai pesalah, kata Foo Seong kepada Bernama dalam satu temuramah baru-baru ini.
“Setiausaha syarikat juga dikenali kerana tugasnya yang lain iaitu dalam memastikan kesemua rekod syarikat termasuk keputusan yang dibuat dalam mesyuarat syarikat dan rekod para pemegang saham dan pengarah dikemas kini selari dengan pematuhan terhadap kehendak perundangan,” katanya.
Setiausaha syarikat berkedudukan unik bagi mengawasi amalan tadbir urus korporat memandangkan setiausaha duduk dengan ahli lembaga pengarah dan membantu pengerusi lembaga pengarah dalam menyediakan, mengendalikan dan melaporkan hasil keputusan mesyuarat lembaga pengarah dan mesyuarat agung syarikat.
Beliau menekankan bahawa sementara tugas profesional setiausaha syarikat di Malaysia telah berkembang dengan pesatnya, mereka tidak boleh memaksa pengarah supaya mendengar nasihat mereka.
Dalam banyak keadaan, Dr Cheah berkata setiausaha syarikat didapati tidak sedar tentang pengarah yang tidak mematuhi peraturan dana Kumpulan Wang Simpanan Pekerja/EPF, duti Kastan dan Eksais, serta undang-undang berkaitan cukai majikan dan cukai pendapatan.
"Walau pun setiausaha syarikat tidak terlibat dalam tugas pengurusan, dia masih boleh dikaitkan sebagai pesalah menurut satu-satu undang-undang itu berdasarkan kedudukannya sebagai seorang pegawai syarikat," katanya.
Dr Cheah menekankan bahawa ini adalah masanya bagi sesiapa yang mewujudkan undang-undang itu dapat menghargai fungsi setiausaha syarikat cuma sebagai pentadbir serta kerja dan tugas mereka secara semulajadinya mentadbir, memandangkan mereka tidak mempunyai kuasa untuk membuat keputusan dan tidak menjalankan satu-satu perniagaan.
Bagaimana pun, terdapat peruntukan di bawah Akta Syarikat yang melindungi kepentingan setiausaha syarikat, kata Dr Cheah.
Contohnya, apabila seorang setiausaha itu menyedari berlakunya sebarang salah laku dan melaporkannya kepada pihak berkuasa undang-undang berkaitan, dia akan dilindungi dari pembuangan, diskriminasi atau campur tangan dan gangguan.
Di segi isu penzahiran, akauntabiliti dan ketelusan, setiausaha syarikat, kata Dr Cheah seharusnya memainkan peranan yang amat penting dalam menasihati lembaga pengarah berkaitan isu sebegini.
Naib Presiden Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia (MAICSA) Dr. Cheah Foo Seong berkata, Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa Malaysia berpandangan setiausaha syarikat adalah sebagai penasihat kepada lembaga pengarah dalam hal ehwal Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia, yang merupakan prinsipal dan amalan terbaik tadbir urus bagi syarikat Malaysia.
“Walau pun duduk sebaris dengan ahli lembaga pengarah, setiausaha syarikat, tidak mengambil bahagian dalam membuat keputusan tetapi tugasnya banyak membabitkan catatan minit, memberi nasihat mengenai prosedur mesyuarat, undang-undang dan peraturan yang perlu diikuti ahli lembaga pengarah dalam menjalankan tugas mereka,” katanya.
Dalam hal ini, Foo Seong berkata, setiausaha syarikat seharusnya bertindak sebagai penjaga yang berkesan dalam mengawasi aktiviti tadbir urus syarikat dan dalam keadaan berjaga-jaga terhadap sebarang tindakan yang mungkin menyalahi undang-undang dan peraturan, terutamanya berkaitan dengan Akta Syarikat, keperluan penyenaraian Bursa Malaysia dan Akta Perkhidmatan Pasaran Modal.
Setiausaha syarikat dikenali sebagai pegawai yang mengendalikan semua hal ehwal perundangan berkaitan dengan janji niaga perniagaan oleh syarikat dan oleh kerana itu dalam keadaan di mana satu-satu syarikat itu didapati melakukan salah laku, seseorang setiausaha itu, baik lelaki mahu pun perempuan, boleh disabitkan sebagai pesalah, kata Foo Seong kepada Bernama dalam satu temuramah baru-baru ini.
“Setiausaha syarikat juga dikenali kerana tugasnya yang lain iaitu dalam memastikan kesemua rekod syarikat termasuk keputusan yang dibuat dalam mesyuarat syarikat dan rekod para pemegang saham dan pengarah dikemas kini selari dengan pematuhan terhadap kehendak perundangan,” katanya.
Setiausaha syarikat berkedudukan unik bagi mengawasi amalan tadbir urus korporat memandangkan setiausaha duduk dengan ahli lembaga pengarah dan membantu pengerusi lembaga pengarah dalam menyediakan, mengendalikan dan melaporkan hasil keputusan mesyuarat lembaga pengarah dan mesyuarat agung syarikat.
Beliau menekankan bahawa sementara tugas profesional setiausaha syarikat di Malaysia telah berkembang dengan pesatnya, mereka tidak boleh memaksa pengarah supaya mendengar nasihat mereka.
Dalam banyak keadaan, Dr Cheah berkata setiausaha syarikat didapati tidak sedar tentang pengarah yang tidak mematuhi peraturan dana Kumpulan Wang Simpanan Pekerja/EPF, duti Kastan dan Eksais, serta undang-undang berkaitan cukai majikan dan cukai pendapatan.
"Walau pun setiausaha syarikat tidak terlibat dalam tugas pengurusan, dia masih boleh dikaitkan sebagai pesalah menurut satu-satu undang-undang itu berdasarkan kedudukannya sebagai seorang pegawai syarikat," katanya.
Dr Cheah menekankan bahawa ini adalah masanya bagi sesiapa yang mewujudkan undang-undang itu dapat menghargai fungsi setiausaha syarikat cuma sebagai pentadbir serta kerja dan tugas mereka secara semulajadinya mentadbir, memandangkan mereka tidak mempunyai kuasa untuk membuat keputusan dan tidak menjalankan satu-satu perniagaan.
Bagaimana pun, terdapat peruntukan di bawah Akta Syarikat yang melindungi kepentingan setiausaha syarikat, kata Dr Cheah.
Contohnya, apabila seorang setiausaha itu menyedari berlakunya sebarang salah laku dan melaporkannya kepada pihak berkuasa undang-undang berkaitan, dia akan dilindungi dari pembuangan, diskriminasi atau campur tangan dan gangguan.
Di segi isu penzahiran, akauntabiliti dan ketelusan, setiausaha syarikat, kata Dr Cheah seharusnya memainkan peranan yang amat penting dalam menasihati lembaga pengarah berkaitan isu sebegini.
